Codice etico

1. Premessa

Zanichelli Editore Spa è una casa editrice, fondata nel 1859 da Nicola Zanichelli, che si occupa  tanto con il ramo d’azienda Zanichelli quanto con il ramo d’azienda Loescher, prevalentemente della progettazione e pubblicazione di libri di testo e altre opere educative per le scuole. 

Il D.lgs. n.231/01  ha reso opportuno codificare in forma scritta i principi di legittimità, lealtà, correttezza e trasparenza a cui devono conformarsi i soggetti che si trovano ad operare con Zanichelli Editore Spa.

Questo “Codice Etico” (di seguito Codice) raccoglie in modo ufficiale ed organico l’insieme dei principi di comportamento nei confronti dei principali portatori di interesse, in qualche caso anche a rinforzo delle normative di legge vigenti, orientando i diversi soggetti sulle linee di condotta da seguire e su quelle da evitare, individuando le responsabilità e le eventuali conseguenze in termini di sanzioni.

Il modello organizzativo e le procedure interne adottate da Zanichelli Editore Spa per lo svolgimento delle sue attività si conformano alle regole contenute nel presente Codice.

2. Ambito di applicazione e destinatari

I principi suddetti e le disposizioni del Codice sono vincolanti per gli amministratori delegati, i consiglieri di amministrazione, i dirigenti e tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con Zanichelli Editore Spa e per tutti coloro che operano per Zanichelli Editore Spa e sono sottoposti a direzione o vigilanza di amministratori, dirigenti o altri dipendenti, quale che sia il rapporto che li lega alla stessa, soggetti  tutti definiti anche con il termine “Destinatari”.

3. Principi generali

3.1 Rispetto delle leggi e dei regolamenti

Zanichelli Editore Spa si pone come principio imprescindibile il rispetto di leggi e di regolamenti vigenti, fermo restando il rispetto di principi etici fondamentali e declinando il rispetto della norma col perseguimento di soluzioni improntate ad equità.

Ogni dipendente della società deve quindi impegnarsi al rispetto delle predette normative. 

Tale impegno di conformità dovrà, inoltre, valere anche per chiunque (consulenti, fornitori, clienti e altri)  abbia rapporti con la società, a condizione che sia  soggetto alla direzione o alla vigilanza da parte della società (d'ora in poi "soggetti assimilati", o, più brevemente, "assimilati").

La società porta a conoscenza nei modi idonei il proprio Codice e attesta l’obbligo dei propri dipendenti e assimilati di rispettarlo.

Zanichelli Editore Spa dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sul Codice Etico: i dipendenti e assimilati sono invitati a rivolgersi, in prima istanza ai  propri superiori diretti. in caso di qualsiasi ipotesi di dubbio, o necessità di ulteriori approfondimenti, in relazione alla completa osservanza ed interpretazione di quanto sancito dal Codice Etico.

Se questi non daranno seguito rapidamente (di massima entro tre giorni lavorativi) alla segnalazione potranno rivolgersi all’Organismo di Vigilanza (ODV) appositamente costituito all’interno di Zanichelli Editore Spa.

In casi di particolare gravità o delicatezza potranno rivolgersi direttamente all’ODV. 

Qualora l’ODV ritenga infondata la segnalazione, avverte il segnalante.

In caso di reiterate e infondate segnalazioni l’ODV informa la Direzione o il Consiglio di amministrazione (non il diretto superiore del segnalante).

Zanichelli Editore Spa rifiuta qualsiasi comportamento, anche se posto in essere in suo favore, che sia contrario alla legge, ai regolamenti vigenti o alle linee indicate nel Codice.

Non sono ammessi comportamenti, neppure se sollecitati dai clienti stessi, volti a contrastare o ad eludere normative vigenti e i regolamenti interni.

Non possono essere accolte richieste dai clienti contrarie alla dignità professionale e a quanto previsto dal presente Codice.

3.2 Correttezza ed onestà

Zanichelli Editore Spa opera nel rispetto dell’etica professionale e dei regolamenti interni. La lealtà, tanto nei rapporti interni che all'esterno è considerata valore prioritario. I comportamenti dovranno essere improntati a lealtà sia nei rapporti fra persone che nei confronti dell'azienda stessa. Il rispetto della verità, in ogni circostanza, costituisce elemento costitutivo della lealtà aziendale. 

Nei rapporti con altri, dentro e fuori l’azienda, l’ascolto dell’altro è un obbligo (la comprensione una speranza).

Il perseguimento dell’interesse della società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza ed onestà; anche per questo viene rifiutata qualsiasi forma di beneficio o regalo, ricevuto od offerto, che possa essere inteso come strumento volto ad influire sulla indipendenza di giudizio e di condotta delle parti coinvolte.

Sono consentiti omaggi di modico valore e altre spese di rappresentanza ordinarie, anche verso la Pubblica Amministrazione, purché effettuati  nei limiti e secondo le modalità definite nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. n.231/2001.

3.3 Imparzialità

Nelle relazioni con tutte le controparti, la società evita ogni discriminazione basata sull’origine razziale ed etnica, le opinioni politiche, le credenze religiose, il sesso, la sessualità dei suoi interlocutori.

3.4 Merito, qualità, professionalità, risorse umane, tempi lunghi

Nella scelta e gestione del personale, nella scelta dei collaboratori ( in primo luogo gli autori  e fornitori) Zanichelli Editore  privilegia il merito e la professionalità.

Nelle scelte produttive privilegia la qualità.

Le scelte si basano sempre su fattori qualitativi oltre che economici in senso stretto.

Le scelte produttive e gestionali sono sempre operate tenendo presente il futuro, anche lontano, della società.

3.5 Conflitti di interesse

In Zanichelli Editore si opera in assenza di qualsivoglia conflitto di interessi, reale o anche soltanto potenziale. 

Oltre alle ipotesi normativamente statuite, il conflitto di interessi può configurarsi in qualunque ipotesi in cui un soggetto operi per il soddisfacimento di un interesse anche coincidente con quello dell’impresa e dei suoi azionisti, ma al fine prevalente di  trarne un non irrilevante vantaggio personale o di terzi.

I Soggetti del presente Codice che vengono a conoscenza dell’esistenza di un conflitto di interessi devono comportarsi secondo quanto previsto al precedente n. 3.1. 

3.6 Trasparenza e completezza dell’informazione

Le informazioni che vengono diffuse da Zanichelli Editore Spa sono veritiere, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli in merito alle relazioni da intrattenere con la società stessa.

3.7 Diligenza e buona fede

Ogni dipendente e/o collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti ed assicurando le prestazioni richieste. Deve, altresì, conoscere ed osservare il contenuto del presente Codice Etico, improntando la propria condotta al rispetto, alla cooperazione ed alla reciproca collaborazione.

3.8 Riservatezza

Il comportamento dei dipendenti e delle alle persone soggette a questo codice deve essere improntato ad una profonda riservatezza. Al di fuori di casi di illecito o di colpa grave –nel tal caso il silenzio sarebbe omertà – i dipendenti e gli amministratori devono astenersi dal dare notizie su fatti o comportamenti della società o relativi alla sfera personale di persone in rapporto con la società (autori, fornitori, clienti e simili), indipendentemente dalla potenziale nocività per la società o l’attitudine di tali notizie o informazioni a violare la privacy .

3.9 Esercizio delle attività

Tutte le attività, azioni, transazioni ed operazioni della società devono essere:

  1. compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che sostanziale;
  2. compiute nel rispetto delle istruzioni e delle procedure ed entro i limiti delle deleghe ricevute  nonché essere legittime, coerenti e congrue.

I Soggetti che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o falsificazioni delle registrazioni contabili, ovvero dei relativi documenti di supporto, sono tenuti ad informare tempestivamente il proprio superiore, ovvero il responsabile della funzione aziendale competente e l’ODV.

4. Tutela della salute, della sicurezza e dell'ambiente

4.1 Dignità, salute e sicurezza del lavoro

I Destinatari del presente Codice contribuiscono al processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza sul posto di lavoro, fatte salve le responsabilità individuali ai sensi delle disposizioni di legge applicabili in materia.

Essi devono inoltre mantenere un clima di reciproco rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno nel rispetto altresì dell’organizzazione esistente all’interno dell’impresa.

4.2 Ambiente

Zanichelli Editore Spa promuove una politica aziendale attenta alle problematiche socio-ambientali e al territorio. 

In coerenza con la propria linea di attenzione alle problematiche ambientali, Zanichelli Editore Spa mette in atto le seguenti azioni:

  • aggiornamento tecnologico volto a garantire, ove possibile, la riduzione dei fattori di inquinamento;
  • recupero/riutilizzo di materie prime, nel rispetto di standard di economicità.

5. Gestione delle informazioni e della documentazione

5.1 Uso e conservazione delle informazioni aziendali

Ciascun Destinatario, è obbligato ad assicurare la massima riservatezza sulle notizie apprese  anche al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, legale, amministrativo, gestionale e commerciale di Zanichelli Editore Spa.

In particolare, ciascun soggetto è tenuto: 

  • ad acquisire e trattare solo le informazioni e i dati necessari alla funzione svolta;
  • ad acquisire e trattare le informazioni e i dati stessi entro i limiti stabiliti dalle procedure;
  • a conservare i dati e le informazioni in modo da impedire che possano venire a conoscenza di soggetti non autorizzati;
  • a comunicare i dati e le informazioni in conformità alle procedure stabilite o su espressa autorizzazione dei superiori gerarchici;
  • ad assicurarsi che non esistano vincoli assoluti o relativi alla divulgazione dei dati e delle informazioni riguardanti terzi collegati a Zanichelli Editore Spa da rapporti di qualsiasi natura e, se del caso, richiederne il consenso.

Zanichelli Editore Spa si impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni di qualsivoglia natura od oggetto di cui entri in possesso nello svolgimento della sua attività, evitando ogni uso improprio o indebita diffusione di tali informazioni.

5.2 Uso dei dati informatici

Tutti i dati e le informazioni che risiedono nei sistemi informatici e telematici dell’azienda o a sua disposizione, posta elettronica e social network inclusi, vanno usati esclusivamente per lo svolgimento di attività aziendali, con le modalità e nei limiti indicati da Zanichelli Editore.

Zanichelli Editore Spa si impegna a tutelare, nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. n. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” (“Codice della Privacy”), i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell’ ambito della propria attività.

6. Principi concernenti la gestione aziendale

6.1 Amministrazione e bilancio

I Destinatari coinvolti in attività amministrative e contabili devono rispettare scrupolosamente le procedure interne, le norme di legge ed i principi contabili. In particolare le rilevazioni contabili ed i documenti si basano su informazioni precise, esaurienti e verificabili e riflettono la natura dell’operazione cui fanno riferimento, gli stessi vengono archiviati con cura per l’eventuale assoggettabilità a verifica.

I Destinatari venuti a conoscenza di omissioni, errori, falsificazioni di scritture contabili o registrazioni devono informare il proprio superiore e secondo la gravità del fatto l’Organismo di Vigilanza. I Destinatari nel predisporre i bilanci di esercizio dovranno operare con criteri prudenziali, supportati dalle conoscenze delle tecniche contabili o più specifiche del settore interessato ed in ogni caso con la diligenza richiesta agli esperti del settore.

6.2 Comportamenti illeciti

Zanichelli Editore Spa stabilisce che i Destinatari si debbano astenere dall’erogare o promettere a terzi somme di denaro o altre utilità in qualunque forma e modo, anche indiretto, per promuovere o favorire illecitamente o indebitamente gli interessi della Zanichelli Editore Spa, anche se sottoposti a illecite pressioni.

Essi non possono accettare per sé o per altri tali somme e/o utilità per promuovere o favorire interessi di terzi nei rapporti con Zanichelli Editore Spa. Non sono consentiti omaggi di valore significativo; se di modico valore gli stessi devono essere ascrivibili unicamente ad atti di cortesia nell'ambito di corretti rapporti commerciali, escludendosi così, per la loro modicità, qualsivoglia ipotesi di corrispettivo per una determinata illegittima condotta.

Inoltre agli stessi è vietato esporre fatti non rispondenti al vero oppure omettere informazioni od occultare dati in violazione diretta o indiretta dei principi normativi e delle regole procedurali interne, in modo da indurre in errore i terzi destinatari delle suddette informazioni.

Eventuali azioni rilevate in contrasto con i principi etici e di comportamento definiti dal presente Codice devono essere tempestivamente segnalate con le modalità del n. 3.1.

6.3 Informazioni sul profilo complessivo dei terzi

Gli Amministratori, i dipendenti ed i collaboratori devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, oltre che a fini strettamente commerciali anche al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.

7. Rapporti con i destinatari del codice

7.1 Rapporti con azionisti

Zanichelli Editore Spa nei rapporti con i propri azionisti si impegna a salvaguardare il patrimonio aziendale, utilizzando criteri di sana e prudente gestione.

7.2 Rapporti con dipendenti

I Dipendenti devono attenersi all’osservanza dei principi di tutela e rispetto della persona umana, lealtà, dignità, moralità, correttezza nei rapporti personali, integrazione e collaborazione interfunzionale, senso di responsabilità e rispetto dei rapporti gerarchici e funzionali. 

Zanichelli Editore Spa tiene costantemente informati i dipendenti delle direttive aziendali attraverso i canali di informazioni più opportuni.

7.3 Rapporti con clienti

Zanichelli Editore Spa stabilisce che i Destinatari devono adottare comportamenti volti a soddisfare le giuste esigenze del Cliente, con l’obiettivo di consolidare il rapporto nel rispetto della normativa vigente.

I comportamenti nei confronti della clientela devono essere improntati al principio della concorrenzialità: ogni dipendente o collaboratore di Zanichelli deve essere consapevole che la società opera in un mercato libero ed aperto: ogni comportamento monopolisticamente autoritario è contrario al presente codice.

7.4 Rapporti con i fornitori

Zanichelli Editore Spa seleziona con particolare attenzione i fornitori nel rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità e correttezza, appurando l’effettiva competenza tecnica e professionale ed i mezzi/strumenti adeguati per far fronte all’attività commissionata. 

7.5 Rapporti di concorrenza

Zanichelli Editore s.p.a. tutela il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori.

La Società vieta recisamente l’acquisizione di informazioni tramite mezzi impropri, impegnandosi a non assumere dipendenti di un concorrente per ottenere informazioni riservate o incoraggiare i dipendenti dei concorrenti a divulgare informazioni riservate.

Inoltre, la Società e i suoi collaboratori si impegnano ad adottare ragionevoli ed idonee procedure per non violare diritti di terzi relativi alla tutela delle opere dell’ingegno o dei prodotti industriali, ponendo in essere controlli sul pieno rispetto della relativa normativa.

La Società considera lesive della lealtà, che è un bene pubblico, le condotte che integrano la corruzione fra privati.

7.6 Rapporti con la pubblica amministrazione

I rapporti di Zanichelli Editore Spa con la Pubblica Amministrazione ed i pubblici funzionari, così come nei confronti di enti privati svolgenti funzioni pubbliche come la Siae, sono improntati alla piena osservanza delle leggi e dei regolamenti, nel rispetto del carattere pubblico della funzione. Zanichelli Editore Spa stabilisce che è vietato ai Destinatari promettere o erogare somme a pubblici ufficiali e a dipendenti della Pubblica Amministrazione sotto qualsiasi forma direttamente o indirettamente per indurre o facilitare il compimento di un atto d'ufficio o contrario ai doveri d'ufficio della Pubblica Amministrazione, anche se posto in essere per promuovere l'interesse/vantaggio del Zanichelli Editore Spa. Chiunque riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte della Pubblica Amministrazione, anche con pressioni illecite, deve informare i superiori e  l’ODV. (V. n. 3.1)

I Destinatari non devono procurare indebitamente qualsiasi altro tipo di profitto né per sé, né per Zanichelli Editore Spa, né per soggetti terzi, a danno della Pubblica Amministrazione, con artifici o raggiri.

Pertanto, Zanichelli Editore Spa stabilisce che i Destinatari non devono in nessun caso:

  • far ottenere indebitamente a Zanichelli Editore Spa contributi, finanziamenti da parte della Pubblica Amministrazione, tramite l’utilizzo di documenti falsi o mendaci, o mediante l’omissione di informazioni dovute;
  • utilizzare contributi, sovvenzioni o finanziamenti destinati a Zanichelli Editore Spa, per scopi diversi da quelli per cui sono stati concessi.

Per tutti i fatti che costituiscono reato, i Destinatari devono comunque informare i superiori, impregiudicato il diritto di denuncia all’Autorità Giudiziaria competente (V. n. 3.1)

8. Sanzioni

Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai Destinatari.

La violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto o dell’incarico e all’eventuale risarcimento dei danni.

9. Divulgazione del codice

Il presente Codice è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione del 18 novembre 2014.

La società si impegna a far conoscere il presente Codice ai sensi del D.lgs. n. 231/01 a tutti i Destinatari e ne rende pubblico il contenuto nei siti dei vari rami di azienda.

Ultimo aggiornamento: 18 novembre 2014